에세이

쉬즈성형외과의 효과적인 업무분장,

작지만 강한 조직, 우리는 시스템경영 중

글 / 쉬즈성형외과 에디터 팀장 mane

사람이 많다고 일이 다 잘 되는 것은 아니다. 팀장을 해본 사람이라면 익히 아는 바, 새로운 직원이 들어온다고 해서 일이 줄지 않는다. 줄기는커녕 일은 가중된다. 스마트한 한 명이 두 세 사람의 역할을 하니... 그렇다고 기존 직원만으로 조직을 계속 유지하는 것도 가능하지 않다. 그렇다면 어떡해야 새로운 신입직원과의 효율적인 업무를 할 수 있을까?

효율적인 업무를 위해 필요한 것은 바로 ‘적절한 업무분장’이다. 우리는 6개월을 단위로 업무분장을 하는데 적절한 업무분장은 팀 간의 소통을 원활하게 하고 개인의 업무 능력을 발전시킨다. 그래서 우리는 6개월에 한 번씩 업무분장을 한다.

우리 조직은 네 개의 팀으로 구성되어 있고, 우리의 기본 사업인 ‘수술과 레이저시술’이 원활하게 진행되도록 업무를 다섯 파트로 나누었다. 그것은 ‘직원관리, 고객관리, 교육, 홍보, 매출관리’ 그리고 사회공헌도 우리의 주요 업무다.

먼저 직원 관리는 쉬즈성형외과 총괄 매니저 김안나가 담당하며, 직원 채용 및 직원 상담이 주요 업무다. 직원들이 업무를 잘 수행 할 수 있도록 도우면서 원내 고객 상담도 맡고 있다. 안나 매니저는 상담의 달인, 경청능력이 대단하다.

고객관리와 교육은 부매니저 최윤제가 맡는다. 병원 개원 16년, 우리는 홍보의 방향을 외부에서 내부로 전환했다. 외부 홍보보다 기존 고객관리에 집중함이다. 아울러 원내 고객응대 서비스 발전에 더 많은 초점을 두고 있다. 고객관리에 초점을 두기에 직원교육은 너무도 중요하며 윤제 매니저는 주요 교육 담당자다.

홍보는 에디터팀의 김현정 실장이 담당한다. 우리는 직접 광고를 매출의 2퍼센트 범위 내에서 진행하지만 컨텐츠 홍보는 어느 병원보다 오래, 많이 하고 있다. 국내 홈페이지를 비롯 3개의 외국어 홈페이지를 관리하며 홍보전반의 기획 업무, 팀내 크로스 업무를 맡고 있다. 언어별 에디터들의 업무 코칭 또한 주요 업무이다.

그리고 매출을 분석하고 홍보의 방향을 제안하는 것은 에디터팀장 홍소연, 내 업무다. 실상 에디터 업무가 가장 좋았으나 우리 조직의 업무분장이 세분화되면서 매출분석업무가 내 고유 업무가 되어 버렸다. 그리고 분기별 진행되는 사회공헌업무도 함께 진행한다.

이렇듯 우리는 작지만 업무를 적절히 분장하여 효과적인 업무를 진행하고 있다. 사람이 많을수록 적절한 업무분장이 필요하며 이것이 잘 되어야 고객관리도, 홍보도 효과적으로 할 수 있다. 또 적절한 업무분장은 위기를 극복하는 힘이 된다. 우리의 업무분장에 여전히 개선점은 적지 않지만, 이렇게 들여다보고 노력하기에 개선될 거며 그 와중에 각 개인의 능력도 크게 신장될 거라고 믿는다.